GDPR dan e-commerce harus berjalan beriringan karena peraturan ini dibuat untuk melindungi data. Dan sebagai perdagangan digital, perusahaan Anda memproses banyak data secara teratur. Inilah sebabnya, Anda perlu memastikan bahwa perusahaan Anda mematuhi GDPR, terutama ketika Anda bekerja dengan pelanggan Eropa.
Cara Mematuhi GDPR dan Praktik Terbaik E-commerce
Karena Anda bekerja secara digital menggunakan lingkungan cloud, perusahaan Anda dapat berfungsi sebagai pengolah data, atau pengontrol data, atau bahkan keduanya. GDPR memiliki peraturan khusus yang harus dipenuhi oleh setiap entitas, oleh karena itu Anda perlu menggunakan GDPR dan praktik terbaik e-commerce untuk membantu Anda mematuhi peraturan tersebut.
Keamanan data
Ada beberapa hal yang harus disediakan oleh perusahaan Anda sebagai bukti bahwa data pribadi yang diproses oleh perusahaan aman. Berikut hal-hal yang harus disediakan oleh perusahaan:
- Seperti yang disyaratkan oleh GDPR dan e-commerce harus membuat dokumen yang mencantumkan semua jenis data yang tersimpan di dalam sistem. Anda juga harus menyatakan dari mana sumber yang Anda gunakan untuk mengambil data.
- Anda juga harus mendokumentasikan pihak-pihak yang Anda ungkapkan datanya. Penting juga untuk memiliki kebijakan yang menunjukkan durasi dan jangka waktu yang menunjukkan berapa lama Anda akan menggunakan data serta alasannya.
- Meskipun data disimpan secara digital, Anda juga harus mendokumentasikan di mana lokasi yang digunakan untuk menyimpan data tersebut. Agar lebih jelas, Anda harus mengungkapkan lokasi geografis server yang Anda gunakan, termasuk jika Anda menggunakan layanan pihak ketiga untuk server tersebut. Kemudian Anda perlu mencatat cara aliran transfer data yang dilakukan di antara server.
- Karena Anda bekerja dengan data pribadi, maka Anda harus memiliki dokumen yang menunjukkan kebijakan privasi perusahaan. Dokumen tersebut harus menguraikan semua proses yang dilakukan terhadap data. Ingatlah bahwa dokumen tersebut harus bersifat publik dan mudah diakses oleh semua orang.
- Hal berikutnya yang perlu Anda ungkapkan adalah “syarat dan ketentuan” yang digunakan oleh perusahaan Anda. Ingatlah bahwa kebijakan ini harus menyertakan dasar hukum yang digunakan perusahaan untuk memproses data.
Manajemen dan akuntabilitas
Perusahaan harus menyatakan dengan jelas hal-hal yang Anda lakukan untuk memastikan bahwa proses manajemen yang dilakukan oleh perusahaan Anda sesuai dengan GDPR dan peraturan e-commerce:
- Jika perusahaan Anda melakukan pemantauan data dalam skala besar dan rutin, maka Anda perlu menyewa DPO. Ini adalah suatu keharusan bagi perusahaan yang memproses data sensitif dalam jumlah besar. Anda juga harus memiliki DPG jika perusahaan Anda adalah perusahaan publik.
Namun, meskipun perusahaan Anda tidak diwajibkan untuk memiliki DPO, hal ini tetap merupakan praktik yang baik untuk dilakukan. Karena DPO dapat membantu memantau keamanan aliran data yang dilakukan oleh perusahaan Anda.
- GDPR merupakan peraturan yang sangat penting yang mempengaruhi perusahaan dalam berbagai skala di semua industri. Oleh karena itu, penting bagi para pengambil keputusan di perusahaan untuk mengetahui kewajiban ini. Anda bisa membantu memverifikasi hal ini dengan memberikan pelatihan perlindungan data kepada tim manajemen.
- Penting untuk memastikan bahwa teknologi keamanan yang digunakan oleh perusahaan Anda adalah yang paling mutakhir. Teknologi yang digunakan juga harus memenuhi standar industri. Beberapa teknologi keamanan yang dapat Anda gunakan adalah algoritme enkripsi, perangkat lunak antivirus, perangkat lunak firewall, dan masih banyak lagi.
- Selain manajemen puncak, semua staf perusahaan sebenarnya juga harus mengetahui langkah-langkah perlindungan yang Anda lakukan untuk mengamankan data. Dengan demikian, Anda perlu membuat panduan yang dapat digunakan oleh staf perusahaan untuk mengamankan data.
- Jika perusahaan Anda menggunakan pihak ketiga sebagai sub-pemroses yang akan memproses data yang dikumpulkan oleh perusahaan Anda, maka Anda perlu mendokumentasikan semua sub-pemroses tersebut. Anda juga harus menyebutkannya di dalam “syarat dan ketentuan” perusahaan.
- Jika perusahaan Anda menggunakan pihak ketiga dengan sesuatu yang melibatkan data pribadi seperti memproses, menyimpan, dan mengumpulkan, maka Anda harus memiliki kontrak tertulis dengan mereka yang dapat digunakan sebagai bukti.
- Untuk perusahaan dengan kantor pusat di luar Eropa, maka Anda perlu memiliki perwakilan di Eropa. Ini adalah persyaratan wajib bagi perusahaan yang memproses, mengumpulkan, dan menyimpan data pribadi penduduk Eropa.
- Jika terjadi pelanggaran dan melibatkan salah satu data pribadi, maka Anda harus menginformasikan kepada supervisor yang berwenang segera setelah hal tersebut terjadi dalam jangka waktu 72 jam.
Baca Lebih Lanjut: Apa itu GDPR: Panduan Komprehensif Untuk Perlindungan Data
Persetujuan
Persyaratan dasar yang diperlukan agar Anda dapat memproses data sesuai dengan GDPR dan aturan e-commerce adalah persetujuan. Dan tentu saja, Anda harus mendapatkan persetujuan dengan cara yang sah. Berikut ini adalah metode yang dapat Anda gunakan:
- Persetujuan harus diberikan secara bebas oleh pelanggan dan harus dilakukan sebelum Anda mengumpulkan informasi apa pun dari mereka. Jadi, Anda harus memiliki informasi yang menjelaskan detail spesifik seperti yang disyaratkan oleh GDPR. Anda dapat memasukkan informasi tersebut ke dalam kebijakan privasi perusahaan. Selain itu, Anda juga perlu memberikan opsi agar pelanggan dapat menyetujui syarat dan ketentuan perusahaan.
- Anda perlu menggunakan bahasa yang mudah dimengerti dalam kebijakan privasi perusahaan dengan istilah yang sederhana untuk menghindari pesan yang ambigu. Hal ini juga sangat penting terutama jika data yang Anda kumpulkan berasal dari anak-anak.
- Anda harus menyediakan cara mudah yang dapat digunakan oleh pelanggan untuk menarik kembali persetujuan yang telah mereka berikan sebelumnya.
- Jika data yang Anda kumpulkan berasal dari anak-anak, maka Anda harus terlebih dahulu melakukan verifikasi usia dan kemudian mendapatkan persetujuan dari wali sah mereka sebelum melakukan pemrosesan data apa pun.
- Kebijakan privasi harus diperbarui secara berkala untuk mencerminkan kebijakan perusahaan terbaru. Ketika pembaruan terjadi, Anda juga wajib menginformasikan kepada pelanggan yang sudah ada.
Pembaruan Berkala
Kebijakan sering berubah sehingga Anda harus melakukan pembaruan secara berkala untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut tetap relevan. Hal ini juga penting untuk membantu menjaga keamanan data sesuai dengan GDPR dan aturan e-commerce.
Hal ini penting agar Anda juga dapat mengikuti perubahan regulasi. Terutama karena peraturan terus berubah untuk mencerminkan perkembangan terbaru dalam teknologi dan hukum. Kemudian Anda dapat menambahkan kebijakan yang membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan baru juga.
Menambahkan kebijakan untuk situasi yang tidak biasa
Ada kalanya Anda harus menghadapi situasi yang tidak biasa. Bahkan ketika hal itu terjadi, Anda juga harus tetap mematuhi aturan GDPR. Berikut adalah hal-hal yang dapat Anda lakukan untuk menjaga kepatuhan Anda:
- Anda perlu melakukan penilaian dampak untuk proses data sensitif yang dianggap berisiko tinggi. Hal ini penting agar Anda dapat menentukan risiko yang mungkin terjadi dan menerapkan metode yang dapat digunakan untuk meminimalkannya.
- Jika data penduduk UE ditransfer ke mana pun di luar negara UE, maka hal itu hanya dapat dilakukan dengan tingkat perlindungan data yang tepat. Jadi, Anda perlu memastikan bahwa negara tempat Anda mentransfer data memiliki tingkat perlindungan data yang memadai yang sesuai dengan GDPR.
Hak Pengguna
Sebagai perusahaan, Anda harus memberikan dan menghormati hak pengguna seperti yang dinyatakan dalam GDPR dan aturan e-commerce. Berikut adalah persyaratan yang harus Anda penuhi:
- Anda harus memberikan informasi dan mampu berkomunikasi dengan pengguna dengan cara yang lugas dan jelas. Ini berarti Anda perlu memastikan bahwa kebijakan privasi dan cara Anda berkomunikasi dengan pelanggan Anda mudah dimengerti dan dapat diakses oleh semua pengguna.
- Pengguna memiliki hak untuk mendapatkan informasi spesifik tentang perusahaan Anda serta pemrosesan data yang Anda lakukan saat mengumpulkan data dari mereka. Mereka juga diizinkan untuk meminta informasi tersebut dan Anda harus memberikannya kepada mereka.
- Jika pengguna meminta Anda untuk mengoreksi data mereka, terutama jika informasinya tidak lengkap atau tidak akurat, maka Anda harus segera memperbaikinya. Terkadang, Anda juga perlu memberikan pernyataan tambahan sebelum memperbarui informasi.
- Anda juga perlu menghapus data mereka ketika pengguna memintanya. Permintaan ini dapat dilakukan melalui permintaan langsung atau ketika mereka menarik persetujuan untuk memproses data. Anda juga harus menghapus data jika data tersebut tidak lagi diperlukan untuk bisnis Anda atau jika Anda tidak memiliki dasar hukum yang sah yang dapat digunakan untuk membenarkan pemrosesan data.
- Selain menghapus data mereka, pengguna juga dapat meminta Anda untuk membatasi proses yang dilakukan pada data mereka.
- Anda perlu memberi tahu pengguna jika ada koreksi yang dilakukan dan ketika membuang, atau membatasi proses data mereka.
- Anda harus mengizinkan pengguna untuk meneruskan atau mendapatkan data mereka.
- Anda perlu memberikan hak kepada pengguna untuk menolak
- Anda harus menghormati hak pengguna untuk tidak terpengaruh oleh pemrosesan dan pengambilan keputusan otomatis.
Kesimpulan
Seperti yang Anda lihat, ada cukup banyak hal yang perlu Anda lakukan untuk mematuhi GDPR dan praktik terbaik e-commerce adalah cara yang tepat. Jadi, lebih baik menerapkan hal-hal tersebut segera untuk dapat mematuhi aturan.
Deskripsi: Pelajari cara memastikan kepatuhan terhadap peraturan GDPR saat menjalankan bisnis e-commerce. Panduan ini mencakup topik-topik seperti perlindungan data, keamanan, dan manajemen vendor.