Data karyawan sebenarnya juga disimpan sebagai data pribadi, oleh karena itu, data ini perlu dilindungi oleh GDPR dan departemen sumber daya manusia. Namun, Anda juga harus memastikan bahwa karyawan juga bekerja sama untuk melindungi data mereka sendiri yang dapat membantu mencegah pelanggaran.
Apa yang dimaksud dengan Perlindungan Data untuk Karyawan?
Sebagai perusahaan, Anda memiliki hak untuk mengumpulkan, menyimpan, meminta, dan menggunakan berbagai data yang Anda dapatkan dari karyawan. Data tersebut dapat mencakup informasi identifikasi, kinerja karyawan dan banyak lainnya.
Namun, penting untuk diingat bahwa Anda perlu melakukan perlindungan data untuk menjaga keamanan informasi pribadi pekerja Anda. Hal ini sesuai dengan GDPR yang mengatur perlindungan data untuk perusahaan yang berlaku tidak hanya untuk data klien tetapi juga data karyawan.
Anda bisa melakukan ini dengan menggunakan berbagai platform, alat, dan kebijakan perlindungan yang dapat membantu mengamankan data. Perlindungan data itu sendiri harus mencakup berbagai data yang disimpan di sepanjang siklus kerja karyawan.
Jika Anda ingin menyimpan informasi pribadi yang Anda dapatkan dari kandidat yang tidak berhasil untuk melihat apakah ada peluang kerja di masa depan yang mungkin cocok untuknya, maka Anda harus meminta izin terlebih dahulu kepada kandidat tersebut.
Jika Anda perlu menyimpan data karyawan yang tidak lagi bekerja untuk Anda untuk tujuan kepatuhan atau pajak, maka Anda perlu memastikan bahwa semua data tersebut disimpan dengan aman. Selain itu, Anda perlu memastikan bahwa data diminimalkan dan hanya menyimpan apa yang diperlukan untuk tujuan tersebut.
Baca selengkapnya Apa itu GDPR: Panduan Komprehensif Untuk Perlindungan Data
Pelajari Cara Melindungi Data Karyawan Menurut GDPR dan Praktik Terbaik Sumber Daya Manusia
Merupakan prioritas perusahaan untuk mematuhi hukum setempat serta hukum internasional tentang perlindungan data. Namun, ini adalah sesuatu yang sulit dilakukan karena peraturannya beragam, meskipun semuanya memiliki kesamaan. Oleh karena itu, lebih baik mengikuti GDPR dan praktik terbaik sumber daya manusia yang dapat Anda gunakan untuk melindungi data karyawan. Hal ini juga dapat membantu melindungi perusahaan dari risiko hukum.
Sebutkan alasan pengumpulan data
GDPR menyatakan bahwa Anda perlu memberi tahu karyawan tentang data yang dikumpulkan perusahaan Anda, bagaimana data tersebut akan digunakan dan diproses oleh perusahaan, serta alasan mengapa perusahaan Anda membutuhkan data tersebut.
Departemen HR mungkin perlu mendapatkan data karyawan tertentu yang diperlukan untuk keperluan administrasi. Namun, Anda perlu bertanya apakah data tersebut benar-benar dibutuhkan atau tidak.
Untuk meminimalisir risiko, penting bagi Anda untuk hanya mengumpulkan data karyawan yang benar-benar diperlukan bagi perusahaan untuk beroperasi. Jadi, jangan mengumpulkan dan menyimpan apa yang tidak Anda perlukan karena dapat menimbulkan risiko keamanan dan hukum.
Gunakan sistem dan perangkat lunak terbaik
Sebagian besar perusahaan saat ini telah menggunakan sistem berbasis cloud untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data. Sistem online memang hadir dengan banyak kemajuan terutama untuk perusahaan dengan skala yang lebih besar.
Namun, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa Anda menggunakan sistem dan perangkat lunak terbaik untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data. Cari tahu apakah sistem yang Anda gunakan sudah memenuhi standar industri.
Jika Anda menggunakan layanan pihak ketiga untuk sistem cloud dan perangkat lunak, maka penting untuk meneliti sistem keamanan mereka juga. Pastikan bahwa layanan pihak ketiga yang Anda gunakan juga mematuhi GDPR dan peraturan sumber daya manusia.
Menerapkan kontrol akses, kebijakan keamanan, dan enkripsi
Untuk melindungi data karyawan lebih lanjut, Anda perlu menerapkan berbagai kebijakan keamanan seperti kontrol akses. Dengan begitu, Anda dapat membatasi akses ke data, dokumen, dan catatan karyawan hanya untuk orang yang berwenang yang benar-benar perlu menggunakan data tersebut.
Penting juga untuk memiliki kebijakan keamanan yang dapat membantu mengurangi risiko keamanan sesuai kebutuhan GDPR dan sumber daya manusia. Sebagai contoh, Anda perlu memastikan bahwa semua perangkat yang digunakan di perusahaan Anda memiliki kata sandi yang kuat. Anda juga harus memiliki kebijakan yang mengharuskan kata sandi diperbarui secara teratur.
Untuk mengurangi risiko pembobolan data lebih jauh, Anda juga perlu mengenkripsi semua data yang Anda kumpulkan, simpan, dan proses di cloud. Jika Anda menggunakan layanan pihak ketiga maka mereka biasanya sudah memiliki teknologi enkripsi yang diterapkan pada sistem mereka.
Tetapi Anda perlu memastikan bahwa algoritme enkripsi yang mereka gunakan sudah memenuhi standar industri. Selain itu, Anda juga perlu memastikan bahwa enkripsi diterapkan saat memindahkan data di dalam dan di luar sistem.
Meminta persetujuan dan bersikap transparan
Meskipun perusahaan juga memiliki hak untuk mengumpulkan data pribadi dari karyawan, tetapi lebih baik Anda mendapatkan persetujuan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data. Anda juga harus transparan dan memberi tahu karyawan tentang alasan mengapa data tersebut diperlukan dan bagaimana Anda akan menggunakan data tersebut. Transparansi ini akan membuat karyawan Anda lebih mempercayai perusahaan karena mereka dapat memahami bagaimana dan mengapa data mereka dibutuhkan.
Membuat kebijakan untuk melindungi data karyawan
Penting bagi perusahaan Anda untuk memiliki kebijakan yang dapat membantu melindungi data karyawan. Ada beberapa kebijakan yang dapat Anda terapkan di perusahaan untuk membantu tujuan ini.
Pertama adalah kebijakan privasi yang dapat membantu menguraikan proses bagaimana Anda akan menangani data karyawan.
Sebagai contoh, Anda dapat membantu untuk memiliki kebijakan yang menyatakan bahwa perusahaan tidak akan membagikan data pribadi kecuali jika diperlukan. Anda juga perlu menjelaskan data-data yang dibutuhkan untuk memproses penggajian, manfaat, serta hal-hal lain yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis Anda. Kebijakan ini sebenarnya juga bermanfaat bagi karyawan itu sendiri karena mereka akan mengetahui kewajiban mereka dari kebijakan tersebut.
Kebijakan GDPR dan sumber daya manusia kedua yang dapat Anda gunakan adalah kebijakan perlindungan data yang sebenarnya merupakan dokumen internal yang dapat digunakan oleh perusahaan Anda. Di dalamnya Anda perlu memasukkan metode yang perlu dilakukan oleh karyawan untuk membantu melindungi data karyawan.
Kebijakan ini juga membantu karyawan untuk memahami bahwa data mereka dilindungi. Anda juga perlu membuat kebijakan yang menjaga data sensitif karyawan agar tetap dilabeli sebagai data pribadi.
Melakukan pembaharuan data karyawan secara berkala
Penting untuk menghapus data yang sudah usang dan tidak diperlukan dari basis data perusahaan Anda. Jika pelanggaran terjadi dan Anda masih memiliki data yang sudah usang, hal ini akan menunjukkan bahwa perusahaan Anda tidak terlalu peduli dengan data karyawan. Selain itu, menyimpan data yang tidak perlu juga meningkatkan risiko keamanan bagi karyawan Anda.
Jadi, penting untuk melakukan audit secara berkala terhadap database untuk memperbarui data karyawan yang tersimpan dalam sistem. Jangan lupa untuk mengeluarkan karyawan lama yang sudah tidak bekerja di perusahaan. Jadi, disarankan juga untuk memiliki kebijakan untuk menentukan berapa lama data karyawan disimpan.
Meminimalkan berbagi data
Ada beberapa contoh di mana Anda mungkin perlu berbagi data karyawan untuk memproses bisnis Anda. Misalnya, untuk mengirim data penggajian atau keuangan ke agen pajak atau akuntan. Namun untuk melakukannya, Anda perlu memastikan bahwa perusahaan tempat Anda bekerja juga memiliki perlindungan data yang baik seperti yang disyaratkan oleh GDPR dan peraturan sumber daya manusia.
Penting juga untuk meminimalkan data yang dibagikan dan hanya membagikan seminimal mungkin data yang diperlukan untuk melakukan proses. Dengan begitu, hal ini dapat membantu meminimalkan risiko.
Meninjau pembagian data internal
Anda juga perlu meninjau kembali tentang pembagian data yang dilakukan secara internal terutama untuk data karyawan. Terutama karena Anda masih bertanggung jawab ketika data yang dibagikan disalahgunakan. Misalnya, saat Anda mengirim kartu hadiah atau kartu liburan kepada karyawan, ada kemungkinan Anda juga akan membagikan informasi kontak dan alamat mereka yang dapat menjadi masalah jika disalahgunakan. Oleh karena itu, lebih baik menggunakan platform yang aman ketika mengirim sesuatu sehingga ucapan dan kartu dapat dilakukan tanpa berbagi informasi kontak.
Memberikan pelatihan keamanan kepada karyawan
Pelanggaran dapat terjadi karena manusia, oleh karena itu penting untuk melatih karyawan Anda agar mereka dapat menggunakan data dengan cara yang aman. Membuat panduan GDPR dan sumber daya manusia yang dapat diakses oleh semua karyawan.
Berikan pelatihan dan tes secara berkala untuk memastikan bahwa karyawan Anda sudah mengetahui cara memperlakukan data dengan aman. Anda juga harus memiliki kebijakan yang menyatakan praktik terbaik dalam menyerahkan data pribadi. Ingatlah bahwa kebijakan tersebut juga harus diperbarui secara berkala untuk mengikuti perubahan regulasi.
Rencanakan untuk hal yang lebih buruk
Meskipun Anda telah memiliki semua perlindungan tersebut, Anda tetap perlu merencanakan hal yang lebih buruk. Anda harus memiliki metode yang dapat Anda gunakan untuk menangani pelanggaran data. Penting juga untuk memberi tahu atasan yang berwenang ketika pelanggaran terjadi karena GDPR memiliki batas waktu 72 jam. Kemudian Anda juga perlu memberi tahu karyawan Anda agar mereka dapat menyadari dan juga melindungi diri mereka sendiri.
Kesimpulan
Pelanggaran terhadap data karyawan tidak hanya berbahaya bagi karyawan, tetapi juga bagi perusahaan itu sendiri. Hal ini dapat mengganggu operasi perusahaan dan juga merusak reputasi. Oleh karena itu, penting untuk melindungi data agar sesuai dengan GDPR dan peraturan sumber daya manusia. Anda dapat mengikuti praktik terbaik yang dapat membantu melindungi data karyawan.
Deskripsi: Temukan praktik terbaik untuk melindungi data karyawan sesuai dengan peraturan GDPR. Pelajari tentang enkripsi data, kontrol akses, dan lainnya.
Tags: GDPR dan sumber daya manusia, praktik terbaik GDPR dan sumber daya manusia, regulasi GDPR dan sumber daya manusia, peraturan GDPR dan sumber daya manusia, kepatuhan GDPR dan sumber daya manusia,