Seringkali kita mendengar tentang privasi data pelanggan, namun sebenarnya perusahaan Anda juga bertanggung jawab atas privasi data karyawan Anda. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mempelajari metode yang dapat Anda gunakan untuk mengamankan data karyawan.
Apa yang dimaksud dengan Privasi Data Karyawan?
Privasi Data Karyawan adalah sesuatu yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk melindungi data pribadi karyawan mereka dengan menerapkan langkah-langkah keamanan untuk memastikan bahwa data tersebut disimpan dengan aman. Anda juga harus membatasi akses data tersebut dan hanya mengizinkan rilis atau akses dengan izin dari karyawan.
Data pribadi dapat mencakup informasi individu seperti nomor telepon, alamat surat dan rumah, tanggal lahir, nomor jaminan sosial, rekening bank, riwayat kesehatan, dan banyak lagi. Jika data ini jatuh ke tangan yang salah, maka data ini dapat digunakan untuk melakukan sesuatu yang ilegal yang kemudian akan menyebabkan masalah bagi karyawan.
Cara Membuat Kebijakan Privasi untuk Melindungi Data Karyawan
Di banyak negara sebenarnya ada beberapa undang-undang yang mewajibkan Anda untuk melindungi privasi data karyawan dengan beberapa dokumentasi terperinci yang perlu Anda patuhi. Inilah sebabnya mengapa penting bagi Anda untuk memiliki kebijakan privasi untuk melindungi data karyawan Anda. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuatnya:
Membuat inventaris data
Anda perlu mengetahui dengan pasti data karyawan yang Anda miliki saat ini dengan membuat inventaris data. Data itu sendiri dapat diambil dari berbagai departemen seperti departemen SDM, TI dan keamanan karena mereka memiliki kemampuan untuk melacak karyawan di tempat kerja melalui berbagai sistem pengawasan tempat kerja.
Jelaskan mengapa Anda mengumpulkan data tersebut
Hukum mengharuskan Anda memiliki alasan yang sah untuk melakukan pengumpulan data. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menjelaskan alasan Anda mengumpulkan data untuk mematuhi undang-undang. Anda juga harus transparan tentang semua yang Anda kumpulkan dan menjelaskan alasannya dalam privasi data.
Selain itu, Anda juga perlu menjelaskan tentang potensi risiko privasi data yang mungkin terjadi pada karyawan Anda. Hal ini penting agar karyawan Anda dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai perilaku yang mereka lakukan saat menggunakan perangkat kerja.
Inilah sebabnya, penting bagi Anda untuk hanya mengumpulkan data yang benar-benar diperlukan. Terutama karena semakin banyak data yang Anda kumpulkan maka risikonya akan semakin besar sehingga akan semakin sulit untuk mengamankannya.
Melakukan penilaian terhadap dampak privasi
Penilaian ini dilakukan untuk memastikan bahwa Anda memiliki dokumen yang tepat yang menunjukkan kepentingan Anda yang sah untuk melakukan pengumpulan data. Dengan begitu karyawan Anda akan mengerti bahwa Anda telah mempertimbangkan kebijakan privasi yang Anda buat dan tidak hanya mengambil data apa pun yang Anda inginkan dari mereka.
Mempresentasikan kebijakan akhir
Setelah semuanya siap dan dipertimbangkan secara menyeluruh, maka Anda dapat mempresentasikan kebijakan akhir yang Anda buat. Anda perlu membuatnya dengan bahasa yang sederhana agar semua karyawan dapat memahami terlepas dari pengetahuan teknis mereka tentang hal-hal yang disebutkan dalam kebijakan tersebut.
Ingatlah bahwa Anda juga dapat menerima umpan balik dari karyawan Anda mengenai kebijakan Anda. Oleh karena itu, Anda perlu memberikan respon yang tepat kepada mereka sesuai dengan kebijakan yang Anda buat.
Karena setiap negara dan negara bagian mungkin memiliki hukum yang berbeda terkait privasi data karyawan, sebaiknya kebijakan privasi Anda dapat mencakup semuanya. Oleh karena itu, cobalah untuk membuat kebijakan privasi yang bersifat universal sehingga dapat diterapkan untuk semua karyawan di mana pun mereka berada.
Apa yang dimaksud dengan pengawasan di tempat kerja?
Salah satu metode untuk mengamankan privasi karyawan Anda serta memastikan bahwa karyawan Anda aman saat bekerja maka Anda dapat melakukan pengawasan di tempat kerja. Namun, Anda harus ingat bahwa pengawasan ini juga harus dilakukan sesuai dengan hukum karena ada batasan hukum yang harus Anda ikuti.
Pembatasan hukum ini dilakukan untuk memastikan bahwa karyawan masih memiliki hak privasi mereka. Itulah sebabnya, semua pemantauan yang Anda lakukan di tempat kerja harus diberitahukan kepada karyawan sebelumnya.
Jenis Pengawasan yang Dapat Anda Lakukan di Tempat Kerja
- Pengawasan pesan suara dan panggilan telepon
Pesan suara dan panggilan telepon langsung tidak dapat disadap menurut undang-undang Federal, tetapi perusahaan Anda dapat melakukan pengawasan legal terhadap komunikasi telepon jika dilakukan dalam kegiatan bisnis biasa.
Biasanya pengawasan ini dilakukan untuk layanan pelanggan dan operasi telemarketing. Alasannya adalah karena perusahaan memiliki kepentingan hukum untuk melakukannya demi kontrol kualitas. Namun perlu diingat bahwa Anda tetap harus mendapatkan persetujuan tertulis dari karyawan untuk melakukan pengawasan. - Pengawasan komunikasi teks dan email
Perusahaan Anda dapat melakukan pengawasan komunikasi teks dan email untuk melindungi bisnis dan mencegah pelanggaran data. Namun, Anda juga harus memastikan bahwa Anda mempertimbangkan hak privasi karyawan saat melakukannya.
Di beberapa negara bagian, mereka juga memberikan perlindungan privasi yang memungkinkan karyawan menggunakan sistem email perusahaan untuk penggunaan pribadi mereka. Jadi, Anda juga harus memperhatikan hukum yang berlaku. - Pengawasan penggunaan internet
Anda harus memiliki kebijakan yang mengatur penggunaan internet di tempat kerja serta pengawasannya. Selain itu, perusahaan Anda memiliki banyak alat yang dapat Anda gunakan untuk memfilter dan bahkan memblokir akses dari perangkat untuk mengakses internet menggunakan sistem perusahaan. - Pengawasan video
Jenis pengawasan tempat kerja ini dilakukan untuk memantau aktivitas di dalam tempat kerja. Pengawasan ini dapat membantu meminimalkan pelanggaran dan memberikan bukti jika terjadi kejahatan di tempat kerja.
Bahkan ada undang-undang yang lebih rinci yang mengatur penerapan pengawasan ini yang harus Anda ikuti, jadi Anda perlu memastikan bahwa praktik tersebut sesuai dengan hukum.
Hal-hal yang Dapat Anda Lakukan untuk Melindungi Data Karyawan
- Membuat kebijakan privasi formal
Anda harus memiliki kebijakan privasi formal yang dapat mendefinisikan data karyawan mana saja yang Anda kumpulkan dan simpan. Anda juga harus menjelaskan metode yang digunakan perusahaan Anda untuk melindungi privasi data karyawan. - Memelihara dan mengamankan catatan
Perusahaan Anda perlu menerapkan, kontrol fisik, administratif dan teknis yang dapat digunakan untuk mengamankan catatan. Anda harus membatasi akses catatan hanya untuk personel yang bertanggung jawab untuk memeliharanya. - Mematuhi undang-undang pencatatan
Anda harus mengikuti semua hukum penyimpanan catatan yang dibuat oleh negara bagian, federal, lokal, dan bahkan hukum internasional. Undang-undang ini mengatur pencatatan data dengan penjelasan rinci tentang hal-hal yang boleh, harus, dan bahkan jangka waktu pencatatan. Jadi, Anda harus memastikan untuk mengikuti hukum karena mereka juga membantu dengan privasi data karyawan. - Jangan gunakan SSN karyawan
Untuk melindungi data karyawan Anda dari penipuan atau pencurian identitas, penting bagi Anda untuk membatasi pengiriman, pencetakan, dan bahkan penggunaan SSN karyawan. Sebagai gantinya, Anda dapat menetapkan nomor Anda sendiri sebagai identifikasi karyawan yang dapat digunakan sebagai kartu waktu unik pada file mereka. - Menerapkan pembatasan akses
Anda perlu menerapkan pembatasan akses dan hanya mereka yang benar-benar memiliki alasan yang dapat mengakses informasi tersebut. Selain itu, meskipun mereka dapat mengakses informasi karyawan, informasi tersebut juga harus dibatasi hanya pada hal-hal yang mereka perlukan.
Misalnya, hanya manajer yang dapat mengakses informasi kinerja karyawan. Namun informasi tersebut harus dibatasi hanya pada tinjauan kinerja dan catatan kehadiran. Mereka tidak boleh memiliki informasi lain tentang karyawan yang tidak mereka perlukan, seperti informasi pribadi karyawan. - Memiliki log akses untuk memantau
Anda harus memiliki log yang menunjukkan personel yang mengakses informasi karyawan yang akan menunjukkan waktu ketika mereka mengaksesnya serta alasannya. Kemudian Anda perlu mengaudit log untuk memastikan bahwa akses tersebut dapat dilacak dan hanya personil yang berwenang yang dapat mengakses informasi tersebut. - Menyelidiki akses yang tidak sah
Jika Anda melihat ada seseorang yang tidak memiliki otorisasi yang tepat untuk mengakses informasi karyawan, maka Anda harus segera menyelidikinya. Dengan begitu, Anda dapat menemukan kerentanan dalam sistem dan melakukan perbaikan untuk mencegah terjadinya insiden lain.
Ingatlah bahwa jika terjadi insiden besar maka Anda perlu menginformasikan kepada regulator yang berwenang tentang insiden tersebut untuk mematuhi peraturan. - Buang catatan dengan cara yang benar
Setelah periode retensi berakhir, maka Anda harus membuang semua catatan Anda. Anda harus memastikan bahwa hal ini dilakukan dengan cara yang benar sehingga catatan tidak dapat direkonstruksi dan dibaca kembali. - Melatih Supervisor dan karyawan
Anda perlu memberikan pelatihan kepada supervisor dan karyawan tentang kebijakan perlindungan data Anda. Dengan begitu, karyawan akan tahu bagaimana menjaga diri mereka sendiri dan karyawan lain tetap aman.
Terutama jika supervisor memiliki wewenang untuk mengakses data karyawan, maka Anda perlu melatih mereka metode yang dapat digunakan untuk menjaga kerahasiaan data dan mencegah akses yang tidak sah.
Kesimpulan
Ada banyak informasi yang dapat diambil perusahaan Anda dari karyawan Anda. Namun, penting untuk diketahui bahwa Anda juga harus melindungi informasi dan privasi karyawan. Terutama karena privasi data karyawan juga merupakan sesuatu yang diatur oleh hukum yang harus dipatuhi oleh perusahaan Anda. Cobalah untuk melakukan hal-hal yang kami sebutkan di sini untuk melindungi informasi.
Deskripsi: Pelajari tentang pentingnya privasi data di tempat kerja dan cara melindungi informasi karyawan. Memahami implikasi hukum dari pengawasan dan pengumpulan data di tempat kerja.
Tags: privasi data karyawan, pengawasan tempat kerja, perlindungan data karyawan, kebijakan privasi