Penting bagi semua perusahaan untuk mematuhi perlindungan data GDPR, terutama jika Anda berbasis di Eropa. Anda harus memastikan bahwa semua prinsip dan kewajiban dipenuhi untuk melindungi data pelanggan dan menghindari penalti.
Apa yang dimaksud dengan Perlindungan Data GDPR?
Perlindungan data GDPR adalah seperangkat aturan yang dibuat untuk melindungi kebebasan dan hak-hak individu terkait perlindungan data pribadi mereka. Anda akan menemukan berbagai aturan yang harus diikuti oleh semua perusahaan saat memproses berbagai jenis data pribadi, terutama untuk warga negara Uni Eropa dalam GDPR.
Penting untuk diperhatikan bahwa penting bagi Anda untuk mematuhi GDPR tidak hanya untuk menghindari penalti, tetapi juga untuk menjaga reputasi Anda. Terutama karena akhir-akhir ini semakin banyak pelanggan yang memiliki pengetahuan tentang perlindungan data pribadi dan betapa berharganya data tersebut.
Kiat untuk Merencanakan Praktik Terbaik yang Dapat Mematuhi GDPR
Penting bagi perusahaan Anda untuk merencanakan metode yang dapat Anda gunakan untuk mematuhi GDPR. Ada beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti, tetapi penting juga bagi Anda untuk merencanakan metode ini sendiri. Berikut ini beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk merencanakan praktik terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mematuhi GDPR.
- Memahami perlindungan data dan mengetahui cara mendefinisikannya
Sebelum merencanakan praktik terbaik, penting bagi Anda untuk terlebih dahulu memahami definisi kunci yang digunakan dalam perlindungan data GDPR karena Anda akan membutuhkannya untuk menentukan kebijakan perusahaan nantinya. Beberapa definisi yang paling penting adalah:
- Pengolahan
Hal ini didefinisikan sebagai serangkaian operasi yang dilakukan pada data pribadi yang meliputi penyebaran, penyimpanan, pengorganisasian, dan pengumpulan data pribadi.
- Data pribadi
Ini didefinisikan sebagai semua informasi yang terkait dengan orang yang dapat diidentifikasi atau diidentifikasi. Kemudian orang perorangan itu sendiri didefinisikan sebagai individu yang diidentifikasi dengan referensi informasi baik secara online atau identifikasi pribadi.
- Pemroses Data
Ini didefinisikan sebagai entitas yang memproses data pribadi atas nama pengontrol data.
- Pengontrol data
Ini didefinisikan sebagai entitas yang menentukan cara dan tujuan pemrosesan data pribadi. Pengontrol data diizinkan untuk membuat penentuan bersama dengan yang lain atau sendirian.
- Penyamaran nama
Ini didefinisikan sebagai pemrosesan data pribadi dengan menggunakan metode sehingga data tidak lagi diserang ke subjek tertentu jika tidak memiliki pengidentifikasi tambahan. Kemudian, pengenal tambahan yang digunakan juga harus disimpan secara terpisah menggunakan metode teknis dan organisasi yang tepat untuk memastikan keamanannya.
Selain definisi tersebut, masih ada lagi definisi yang lebih rinci yang mendefinisikan lebih lanjut setiap entitas yang digunakan pada perlindungan data GDPR yang harus Anda pahami.
- Memahami tempat pemrosesan perusahaan
Sebagian besar perusahaan akan menggunakan “kepentingan bisnis yang sah” sebagai dasar mereka yang juga disajikan di dalam GDPR. Jadi, Anda harus memastikan bahwa Anda menjalankannya dengan benar. Terutama karena GDPR terus memperbarui kewajiban dengan sesuatu yang baru.
- Memahami aktivitas perusahaan yang dianggap berisiko tinggi
GDPR menyatakan bahwa aktivitas yang digunakan untuk pemrosesan data harus berbasis risiko. Oleh karena itu, Anda perlu mengikuti kewajiban untuk melakukan penilaian terhadap aktivitas yang dilakukan perusahaan Anda untuk mengetahui tingkat risiko dan dampaknya terhadap privasi data. Ini berarti Anda perlu melakukan penilaian risiko pada semua aktivitas untuk dapat mengidentifikasi aktivitas yang dianggap berisiko tinggi.
- Pahami kapan waktu yang tepat untuk menginformasikan pelanggaran yang terjadi
Jika perusahaan Anda memproses data di wilayah Uni Eropa dan kemudian terjadi pelanggaran, Anda memiliki kewajiban hukum untuk memberi tahu otoritas lokal yang bertanggung jawab atas perlindungan data. Tetapi Anda tidak perlu melaporkan semua pelanggaran. Lebih jauh lagi, kerangka waktu yang dibutuhkan itu sendiri sebenarnya sulit untuk dicapai. Oleh karena itu, Anda harus memiliki prosedur manajemen yang tepat untuk pelanggaran yang dapat membantu Anda mematuhi kewajiban ini.
- Memahami hak-hak data pelanggan
Hak-hak data pelanggan saat ini dalam perlindungan data GDPR akan mengingatkan dan kemungkinan besar akan diperluas di masa mendatang. Oleh karena itu, Anda perlu memberikan informasi pemrosesan yang adil dan benar serta permintaan akses pelanggan untuk mengelola hak-hak mereka.
- Memahami profil perusahaan
Nasabah memiliki hak untuk tidak menjadi sasaran keputusan yang dibuat berdasarkan pembuatan profil otomatis. Oleh karena itu, Anda perlu memberi tahu pelanggan saat pembuatan profil terjadi dan meninjau kembali keputusan tersebut jika pelanggan memintanya.
- Memahami transfer data secara internasional
GDPR memiliki aturan BCR yang mengatur transfer data yang dilakukan secara internasional. Perusahaan Anda dapat menggunakan opsi ini untuk memastikan bahwa transfer data dapat dilakukan di bawah tingkat keamanan yang tepat seperti yang diminta oleh GDPR.
Praktik Terbaik GDPR yang Harus Dilakukan Perusahaan Anda
Untuk mematuhi perlindungan data GDPR, perusahaan Anda perlu melakukan beberapa hal. Aturan lengkapnya telah dijelaskan oleh GDPR. Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik yang dapat Anda lakukan untuk mematuhi GDPR.
- Terus perbarui kebijakan privasi perusahaan
Anda harus terus merevisi kebijakan privasi perusahaan setiap periode untuk memastikan bahwa semua yang dinyatakan di dalamnya masih berlaku. Anda juga perlu memastikan bahwa persetujuan benar-benar diminta saat mengumpulkan data apa pun dari pengguna. Selain itu, kebijakan privasi juga harus menyatakan dengan jelas tentang tujuan pengumpulan data.
- Melatih staf perusahaan
Meskipun perusahaan telah menerapkan berbagai teknologi untuk melindungi data pelanggan, namun Anda juga harus tahu bahwa staf Anda juga memiliki peran yang sangat penting dalam perlindungan data.
Oleh karena itu, Anda perlu memastikan bahwa semua staf memiliki pengetahuan tentang GDPR, terutama untuk karyawan baru. Anda perlu mengajari mereka tentang kebijakan perusahaan terkait keamanan data, hak pengguna, serta pentingnya perlindungan data.
Untuk mencapainya, Anda perlu melakukan pelatihan staf secara berkala dan mengajari mereka tentang GDPR. Mereka perlu mengetahui prosedur yang dilakukan perusahaan Anda untuk melindungi data pelanggan. Mereka juga perlu mempelajari cara merespons ketika pengguna meminta sesuatu yang berkaitan dengan data mereka.
- Perlindungan data GDPR dengan menjalankan rencana perusahaan untuk pelanggaran data
Jika ada sesuatu yang tidak diinginkan oleh semua perusahaan, itu adalah pelanggaran data. Namun, penting juga bagi semua perusahaan untuk siap dan memiliki rencana ketika hal itu terjadi. Oleh karena itu, penting juga bagi Anda untuk melatih staf Anda dan memastikan bahwa mereka mengetahui rencana ketika terjadi pelanggaran data.
Anda juga harus melakukan evaluasi berkala terhadap pengetahuan mereka mengenai rencana tersebut. Pastikan semua staf mengetahui cara menemukan formulir laporan untuk kejadian pelanggaran data. Mereka juga harus memiliki pengetahuan yang tepat agar dapat mengisi formulir tersebut. Anda juga harus memberi tahu mereka siapa saja orang yang perlu diinformasikan ketika peristiwa tersebut terjadi dan siapa yang akan bertanggung jawab atas komunikasi pengguna ketika peristiwa tersebut terjadi.
- Memperbarui inventaris data perusahaan
Penting bagi Anda untuk dapat menjelaskan kepada pelanggan bagaimana data pribadi mereka digunakan, dikumpulkan, dan diedit. Anda juga harus dapat merespons permintaan mereka tentang portabilitas dan penghapusan data pribadi mereka.
Jadi, untuk memastikan bahwa Anda dapat melakukan semua itu, penting untuk menjaga inventaris data perusahaan. Anda juga perlu mengingat data pribadi yang disimpan menggunakan cadangan karena data tersebut juga harus dihapus ketika pelanggan memintanya.
- Memperbarui infrastruktur keamanan perusahaan
Setiap hari, ada ancaman keamanan baru yang berarti juga ada perlindungan keamanan baru untuk menanggulanginya. Jadi, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa semua infrastruktur keamanan terus diperbarui.
Anda harus mengikuti praktik terbaik di industri ini dengan mempertahankan teknologi autentikasi dan algoritma enkripsi yang digunakan oleh perusahaan Anda. Salah satu cara yang dapat Anda lakukan adalah dengan menggunakan platform host yang sudah mematuhi GDPR. Dengan begitu, Anda tidak perlu memperbarui infrastruktur saat teknologi baru keluar karena host yang akan memeliharanya.
- Memastikan untuk menggunakan vendor yang mematuhi GDPR
Jika Anda menggunakan vendor untuk memproses data pribadi untuk perusahaan Anda, maka Anda perlu memeriksa kebijakan mereka terkait perlindungan data dan memastikan bahwa mereka benar-benar mematuhinya.
Anda harus menandatangani DPA dengan setiap pemroses data. Anda juga harus memiliki daftar vendor yang digunakan perusahaan dan pastikan daftar tersebut dapat diakses oleh publik.
- Tetap melindungi data pribadi selama transfer
Ketika data pribadi warga negara UE ditransfer ke area di luar UE, maka Anda masih harus tetap melindungi data pada tingkat yang sama seperti yang digunakan dalam perlindungan data GDPR UE. Anda dapat memeriksa negara yang dapat memberikan tingkat perlindungan yang sama dari komisi Eropa.
Ingatlah bahwa negara dalam daftar akan dimodifikasi secara berkala. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memeriksa daftar negara terbaru terutama saat mentransfer data ke luar UE.
Kesimpulan
Seperti yang Anda lihat, ada beberapa praktik terbaik perlindungan data GDPR yang perlu Anda lakukan untuk memastikan bahwa perusahaan Anda mematuhi peraturan tersebut. Anda mungkin perlu mengeksplorasi lebih lanjut praktik-praktik tersebut agar lebih sesuai dengan kebutuhan perlindungan data perusahaan Anda.