Privasi pengguna adalah sesuatu yang menjadi perhatian banyak orang akhir-akhir ini. Dan untuk memastikan bahwa perusahaan yang menjalankan bisnis melindungi privasi mereka biasanya mereka akan melihat kebijakan privasi data perusahaan.
Apa yang dimaksud dengan Kebijakan Privasi Data?
Setiap bisnis memerlukan kebijakan privasi sebagai bentuk dokumen hukum yang akan digunakan untuk mengungkapkan semua metode yang digunakan untuk mengumpulkan, mengungkapkan, mengelola, dan menggunakan data pelanggan. Selain itu, biasanya perusahaan juga akan membagikan data pelanggan dengan mitra bisnis mereka.
Oleh karena itu, perusahaan Anda perlu menginformasikan kepada pelanggan Anda setiap tahun menggunakan pemberitahuan yang dikirim melalui email kepada semua pelanggan untuk memenuhi persyaratan hukum yang diperlukan untuk melindungi privasi data pelanggan.
Dalam email tersebut, Anda harus menginformasikan kepada pelanggan tentang kebijakan privasi data dan praktik yang dilakukan untuk distribusi dan pengumpulan data pelanggan yang dikelola oleh perusahaan.
Siapa yang Perlu Dilibatkan Saat Mengembangkan Kebijakan Privasi?
Kebijakan privasi data melibatkan perilaku karyawan terkait data sensitif. Selain itu, hal ini juga berdampak pada investor, dewan direksi, pemangku kepentingan, dan pihak-pihak bisnis, bahkan pelanggan Anda sendiri.
Untuk memastikan bahwa semua area privasi data tercakup, tim yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu perlu dilibatkan saat mengembangkan kebijakan privasi perusahaan. Berikut adalah pihak-pihak yang harus dilibatkan:
- Pakar IT
- Manajer data
- Compliance
- Personel administrasi perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa bisnis tetap terkini dan tetap mematuhi semua peraturan dan pedoman privasi.
- Staf hukum yang memiliki pengetahuan lengkap tentang undang-undang yang berlaku saat ini serta selalu mengikuti perkembangan kasus privasi terbaru sehingga mereka dapat memberikan masukan serta melakukan uji tuntas untuk rancangan privasi dan revisi sebelum diberlakukan.
- Mitra bisnis yang menggunakan data pelanggan untuk penelitian atau pemasaran harus memahami batasan data yang dapat Anda berikan kepada mereka.
- Kontraktor atau staf bisnis tambahan yang membutuhkan akses ke data sensitif karena hal ini memengaruhi kemampuan untuk melakukan pekerjaan mereka.
Hal-hal yang Perlu Anda Cakup di Dalam Kebijakan Privasi Data Perusahaan
Ada banyak bidang di mana privasi tumpang tindih dengan fungsi TI, hubungan masyarakat, pemasaran, hukum, dan kepatuhan. Itulah sebabnya banyak elemen yang harus ditangani oleh tim yang terdiri dari personel multidisiplin. Berikut ini beberapa hal yang perlu Anda cakup di dalam kebijakan privasi data perusahaan saat Anda membuatnya:
- Komitmen perusahaan
Ketika menulis kebijakan privasi, Anda harus memulai dengan membuat pernyataan dari perusahaan yang ditujukan kepada pelanggan yang menunjukkan komitmen mereka dalam melindungi data pelanggan.
Anda dapat menggunakan poin ini untuk menjelaskan tentang bagaimana data pelanggan dienkripsi dan akan dijaga keamanannya, bahwa data mereka tidak akan dijual dan hal-hal lain yang Anda ingin pelanggan ketahui.
Anda juga harus menunjukkan bahwa pelanggan akan selalu dapat mengakses kebijakan privasi dan jika ada perubahan pada kebijakan privasi, perusahaan Anda akan mengirimkan pemberitahuan kepada pelanggan. - Metode yang digunakan dalam mengumpulkan dan menggunakan data pelanggan
Kebijakan privasi data Anda harus dapat menjelaskan kepada pelanggan tentang bagaimana Anda berencana untuk menggunakan informasi tersebut (misalnya untuk meningkatkan layanan Anda) dan Anda juga perlu memberi tahu informasi apa saja yang dikumpulkan oleh perusahaan Anda untuk melakukannya (riwayat penelusuran pelanggan, informasi akun, dll.).
Jika perusahaan Anda juga mengumpulkan dan menggunakan data pribadi atau data lokasi yang disimpan di dalam perangkat pengguna secara lokal, maka Anda juga harus mengungkapkannya - Metode yang digunakan dalam berbagi data pelanggan
Anda perlu menjelaskan kepada pelanggan tentang rencana perusahaan Anda untuk membagikan data pelanggan dan dengan perusahaan mana Anda akan membagikan data tersebut. Biasanya, Anda akan berbicara tentang mitra bisnis dan afiliasi Anda yang menurut Anda akan memberikan nilai tambah bagi pelanggan. - Opsi yang dapat dipilih pelanggan tentang data mereka
Kebijakan privasi data Anda juga harus menjelaskan bahwa pilihan untuk tidak ikut serta atau ikut serta dibuat untuk menjaga privasi data mereka. Anda dapat memberikan pilihan kepada pelanggan Anda untuk memilih apakah akan menerima penawaran dari pihak bisnis atau pengiklan. Anda juga harus memberikan opsi kepada pelanggan untuk menolak menganonimkan data pelanggan yang digunakan pada laporan analitik. - Hak pelanggan atas privasi
Anda perlu memberi tahu pelanggan Anda tentang undang-undang untuk hak privasi mereka. Misalnya, Anda perlu memberi tahu mereka bahwa mereka memiliki hak untuk mengajukan permintaan tentang informasi tentang apakah data pribadi telah diungkapkan kepada pihak ketiga mana pun dan identitas pihak ketiga tersebut, serta alasan pengungkapan tersebut, apakah untuk pemasaran atau tujuan lain. Mereka juga memiliki hak untuk mengetahui apakah perusahaan menjual data pribadi apa pun tanpa persetujuan. - Informasi kontak
Anda perlu memberikan informasi kontrak yang dapat dihubungi oleh pelanggan Anda untuk mengajukan pertanyaan, umpan balik, dan permintaan lain tentang privasi. Ini harus mencakup berbagai metode seperti telepon, email, dan bahkan alamat fisik. - Metode yang digunakan untuk melacak aktivitas rekening nasabah
Perusahaan Anda mungkin menggunakan cookie saat melacak situs web tempat pelanggan berasal serta situs web yang dikunjungi pelanggan dari situs web perusahaan Anda. Selain itu, Anda juga dapat melacak aktivitas pelanggan di situs web Anda sendiri.
Jadi, Anda perlu menjelaskan metode yang digunakan oleh cookie untuk melacak aktivitas akun pelanggan dan bahwa jika pelanggan menginginkannya, mereka juga dapat menonaktifkan pelacakan cookie itu sendiri.
Ingatlah bahwa bagian ini harus ditinjau oleh bagian TI, pemasaran, kepatuhan, dan hukum sehingga mereka dapat menentukan pola aktivitas mana yang dilacak oleh perusahaan dan bagaimana informasi dari pelacakan tersebut digunakan.
Baca Lebih Lanjut Apa itu GDPR: Panduan Komprehensif Untuk Perlindungan Data
Praktik Terbaik Manajemen Data untuk Melindungi Data Pelanggan
Manajemen data sangat penting untuk memastikan bahwa data pelanggan divalidasi, diakuisisi, dilindungi, dan disimpan dengan menggunakan metode standar. Itulah sebabnya, penting untuk mengembangkan dan menerapkan proses yang benar agar data tetap dapat diakses, mutakhir, dan dapat diandalkan. Berikut ini adalah praktik terbaik manajemen data yang dapat Anda gunakan untuk melindungi data pelanggan:
Membuat metode katalogisasi yang kuat
Jika Anda ingin menggunakan data, penting bagi Anda untuk segera menemukan data yang Anda butuhkan. Oleh karena itu, Anda perlu membuat sistem file dan pelaporan yang ramah terhadap masa depan dan mudah digunakan.
Anda harus menggunakan metode penamaan file standar dan deskriptif yang dapat dengan mudah ditemukan menggunakan format file yang dapat dicari dan juga ditemukan menggunakan kumpulan data dengan penggunaan jangka panjang.
Gunakan metadata pada kumpulan data
Anda perlu menambahkan metadata pada set data sehingga Anda akan memiliki informasi deskriptif tentang data itu sendiri. Metadata juga harus memiliki informasi tentang struktur, izin, dan konten data dan harus dapat ditemukan untuk digunakan di masa depan.
Rencanakan penyimpanan data
Anda tentu ingin dapat mengakses data yang Anda miliki kapan saja Anda butuhkan. Itulah sebabnya, Anda perlu memiliki perencanaan penyimpanan data yang sangat penting untuk proses manajemen data.
Buatlah rencana penyimpanan yang sesuai dengan bisnis yang Anda jalankan, termasuk metode pengawetan dan metode pencadangan yang dibutuhkan. Pikirkan tentang skala bisnis Anda karena metode yang mungkin berhasil pada perusahaan besar belum tentu dapat diterapkan untuk kebutuhan bisnis kecil. Jabarkan kebutuhan Anda dan mulailah dari sana untuk menemukan paket penyimpanan terbaik yang cocok untuk perusahaan Anda.
Metode dokumentasi
Metode dokumentasi adalah praktik yang sangat penting untuk semua manajemen data. Jadi, penting bagi Anda untuk membuat dokumentasi dalam berbagai tingkatan yang dapat membantu memberikan konteks lengkap tentang mengapa data tersebut ada serta bagaimana data tersebut akan digunakan.
Implementasi budaya data
Anda perlu menerapkan budaya data dengan memprioritaskan analisis dan eksperimen data terutama oleh departemen dan pimpinan perusahaan. Hal ini penting karena strategi, kepemimpinan, waktu, dan bahkan anggaran diperlukan agar Anda dapat melakukan pelatihan yang tepat untuk karyawan.
Selain itu, jika semua eksekutif Anda setuju dengan metode manajemen data yang digunakan, maka Anda akan dapat mengimplementasikannya ke semua departemen di perusahaan Anda dan menciptakan kolaborasi yang lebih kuat di dalam perusahaan.
Komitmen terhadap privasi dan keamanan
Berkomitmen terhadap privasi dan keamanan data akan meningkatkan kualitas data perusahaan Anda. Terutama karena keamanan itu sendiri sangat penting untuk mendapatkan kepercayaan dan membangun hubungan dengan pelanggan Anda.
Semua orang dalam manajemen harus bekerja sama untuk memastikan bahwa jaringan yang Anda gunakan aman. Pimpinan juga harus memastikan bahwa karyawan mengetahui tentang kebijakan privasi data perusahaan Anda.
Gunakan perangkat lunak berkualitas tinggi
Ini sebenarnya adalah rekomendasi agar Anda menggunakan perangkat lunak berkualitas tinggi yang dapat membantu Anda mengelola data yang Anda butuhkan. Dengan perangkat lunak ini, Anda dapat menggunakan penilaian data eksternal dan internal yang sangat membantu dalam mengembangkan rencana tata kelola perusahaan Anda.
Kesimpulan
Privasi data pelanggan sangat penting bagi bisnis Anda. Itulah sebabnya, Anda perlu membuat dan menerapkan kebijakan privasi data yang tepat untuk perusahaan Anda. Selain itu, melakukan praktik terbaik manajemen data juga dapat membantu perusahaan Anda untuk melindungi data pelanggan. Keduanya diperlukan jika Anda ingin berhasil menjaga privasi dan mengamankan data.
Tags: kebijakan privasi data, manajemen data, manajemen data, kebijakan privasi data pelanggan, praktik terbaik manajemen data,